Prowadzenie dokumentacji medycznej jest obowiązkiem każdego specjalisty, a jej przechowywanie leży po stronie placówki medycznej. Po czasie określonym w przepisach prawa należy przeprowadzić prawidłową utylizację dokumentów. Podczas żadnego z tych etapów dokumenty nie mogą być narażone na zniszczenie, zgubienie lub dostanie się w ręce osób nieupoważnionych. Niedopełnienie jakichkolwiek procedur bezpieczeństwa wiąże się z odpowiedzialnością karną.
Obowiązkowa archiwizacja i utylizacja dokumentów medycznych
Do dokumentacji medycznej zalicza się tzw. wewnętrzną indywidualną, dotyczącą konkretnego pacjenta. Inną kategorią są dokumenty indywidualne zewnętrzne, do której zalicza się np. książeczkę zdrowia lub wypis ze szpitala. Do dokumentacji zbiorczej należą m.in. księgi noworodków oraz statystyki przekazywane do GUS lub NFZ. Obecnie placówki związane z ochroną zdrowia wytwarzają już wyłącznie dokumenty w formie elektronicznej, ale wciąż konieczna jest archiwizacja dokumentów wytworzonych wcześniej i nadal dostępnych dokumentów papierowych. Niezależnie od tego, o jakiej formie mowa, obowiązkiem placówki jest właściwe przechowywanie dokumentów, a po upływie wyznaczonych terminów – bezpieczna i skuteczna utylizacja.
Przechowywanie dokumentów medycznych – jakie terminy obowiązują?
Dokumentacja medyczna jest specjalną grupą aktów, której udostępnienie mogłoby doprowadzić do krzywdy lub szkody pacjenta. Administratorem danych jest placówka medyczna i jest zobowiązana do przestrzegania procedur i terminów. Niszczenie dokumentacji medycznej może nastąpić dopiero po upływie 20 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpił ostatni wpis o wykonywanych dla pacjenta świadczeniach. W przypadku zgonów okres ten wynosi 30 lat od końca roku kalendarzowego, w którym pacjent zmarł.
Warto wspomnieć także o skierowaniach na badania. Archiwizacja dokumentów z tej kategorii jest konieczna przez okres 5 lat. Innym wyjątkiem są dokumenty medyczne dotyczące dzieci do ukończenia 2. roku życia. Muszą być one gromadzone przez 22 lata.
Profesjonalne niszczenie dokumentów medycznych w Warszawie
Nie ulega wątpliwości, że ze względu na szczególne znaczenie informacji dotyczących stanu zdrowia pacjentów, dokumenty medyczne powinny być archiwizowane, a następnie utylizowane w kontrolowanych warunkach. Choć niektóre placówki dysponują własną infrastrukturą przeznaczoną do tego celu, to profesjonalne niszczenie dokumentów w Warszawie i wielu innych miastach, warto zlecić firmie zewnętrznej, która wykona to zadanie rzetelnie, w oparciu o aktualnie obowiązujące procedury i przy zachowaniu standardów bezpieczeństwa. Rzetelna firma zajmie się transportem i zlikwidowaniem danych, a następnie dostarczy placówce potwierdzenie realizacji zadania. Inną możliwością jest niszczenie dokumentów u klienta w pojazdach wyposażonych w odpowiednie instalacje. Najważniejsze, aby efektem usługi było skuteczne i trwałe usunięcie danych, uniemożliwiające ponowne ich wykorzystanie.
Ponadto, jeśli istnieją jakiekolwiek obawy, że dane dostaną się w ręce niepowołanych osób, a przedsiębiorca nie ma możliwości ich zabezpieczenia, warto rozważyć przechowywanie dokumentów w Warszawie w przystosowanym do tego miejscu (takie udostępnia firma Ekoakta).